“Um pessoa consciente das razões pelas quais faz aquilo que faz é muito eficaz.”
Mário Sérgio Cortella
É comum em algum momento de nossas vidas nos sentirmos sobrecarregados, seja com atividades pessoais ou profissionais. Muitas vezes, imaginamos que 24 horas não serão suficientes para realizar todas as tarefas em nossa lista. No campo profissional, nem sempre trabalhamos sozinhos, dependemos de outras pessoas para concluir projetos ou tarefas. Trabalhar com pessoas consome tempo e isso é uma realidade que não podemos mudar, mas podemos gerenciar melhor. Neste artigo, apresentarei um método simples para tomar decisões sobre onde investir seu tempo de forma mais eficiente.
Quando começamos a semana ou um dia, queremos investir nosso tempo nas tarefas que agregam mais valor, ou seja, onde nosso tempo e esforço serão melhor aplicados, certo? Para tomar essas decisões, gosto de seguir um método compartilhado por Peter Bregman, autor de 18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done (ainda sem tradução para o português), que nos ajuda a identificar rapidamente os compromissos irrelevantes, delegar tarefas e escolher o que realmente precisamos lidar. O método se baseia em três perguntas que devem ser feitas antes de assumir um compromisso. Quando receber um pedido, faça as seguintes perguntas a si mesmo:
- Sou a pessoa certa para fazer isso?
- Este é o momento adequado?
- Tenho as informações suficientes?
Se a resposta para uma das três questões for “não”, não atenda à solicitação. Delegue-a para a pessoa certa, agende-a para outro momento ou não a faça até ter as informações suficientes. É inegável que nem sempre poderemos utilizar o método acima, por exemplo, quando você estiver de férias e receber uma ligação de um cliente importante que precise da sua ajuda, entre outras situações. Quando receber um pedido que não passe no teste, procure explicar à pessoa o motivo do “não”, ou seja, que você não é o mais útil para realizar o pedido e que o mesmo pode ser realizado por outra pessoa de forma mais produtiva. Assim, você não irá desperdiçar seu tempo com o trabalho errado.
Outros aspectos, mencionados por Peter, que merecem destaque, são: quando você for convidado para uma reunião que não atende aos critérios, recuse-a. Se você for copiado em um e-mail que não requer a sua atenção, delete-o. Ao receber um documento de 50 páginas, se ele passar no teste, também é válido perguntar quais páginas são as mais importantes.
O método apresentado busca proporcionar condições para evitar um grande erro que é reflexo de uma tendência humana, que é dizer sim para tudo. De forma clara, fácil e rápida, você pode aplicar o teste e tomar as decisões mais precisas que terão um impacto positivo em sua performance. Ao final, você terá mais tempo para se dedicar às coisas que realmente são importantes para você. Até a próxima.
Elaborado por Andrew Brito | andrew.brito@terras.agr.br | @andrews.brito.
